Operations Assistant (m/w/d)

Deine Aufgaben

In dieser Rolle bist du unsere zentrale organisatorische Schnittstelle und unterstützt die Geschäftsführung sowie das Team in allen operativen Themen. Dein Fokus liegt auf Administration und Koordination – ergänzt durch unterstützende Aufgaben in Finance und HR. Du kannst dich frei einbringen und hast die Chance diese Bereiche mit aufzubauen. Je nach Erfahrung übernimmst du mehr oder weniger Verantwortung in folgenden Themen:

Administration & Koordination:

• Termine & Wochenplanung: Enge Abstimmung mit der Geschäftsführung zu Terminbuchungen und Reiseplanung.
• Reisen & Logistik: Buchung von Hotels und Reisemitteln (Flug, Zug, etc.) für Messen, Kundenbesuche und Teamevents, Anmeldung bei Messen und anderen Events.
• Dokumentenmanagement: Verwaltung und Organisation von Unternehmens-dokumenten, Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Ablage und Archivierung.
• Allgemeine Administration: Handling des täglichen Büroablaufs, Sicherstellung eines reibungslosen Betriebs.

• Payments & Rechnungen: Betreuung unseres Invoicing-Postfachs und Vorbereitung von Überweisungen in unserem Onlinebanking.
• Budgetierung: Unterstützung bei der Überwachung von Budgets und monatlichen Kostenstellen.
• Vorbereitende Buchhaltung: Unterstützung bei der monatlichen Buchhaltung, Erfassung und Überprüfung von Transaktionen in Abstimmung mit unserer Geschäftsführung und unserem Steuerbüro.

• Mitarbeitendensuche: Unterstützung im Hiring Process, Platzierung von Stellenanzeigen, Anmeldung auf Jobportalen.
• Mitarbeitendenunterstützung: Verwaltung und Organisation von Personaldaten in unserem Tool Personio.
• Vorbereitende Lohnbuchhaltung: Unterstützung bei der Vorbereitung von Gehaltsabrechnungen in Zusammenarbeit mit unseren externen Payroll-Dienstleistern in Deutschland und Bulgarien.

Dein Profil:

Du bringst Erfahrung in administrativen oder operativen Rollen mit und hast Lust, dich auch in Finance- und HR-Themen einzuarbeiten.          

• Eine abgeschlossene Berufsausbildung oder Studium in Betriebswirtschaft, Finanzen, HR-Management oder einem verwandten Bereich.
• Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Rolle, vorzugsweise in einem kleineren Unternehmen, Startup, oder einem Betrieb beispielsweise aus dem Hotelgewerbe.
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Maß an Genauigkeit, Struktur und Eigenständigkeit.
• Grundlegende bis gute Kenntnisse in Buchhaltung und HR-Management.
• Gute Computerkenntnisse, insbesondere MS Office. Erfahrung mit Buchhaltungs- und HR-Software (DATEV, Personio, o.ä.) ist ein Plus – kein Muss.
• Fähigkeit, vertrauliche Informationen mit Diskretion zu behandeln.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und ein aufgeschlossenes, proaktives Wesen.
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse sind erforderlich. Weitere Sprachkenntnisse, insbesondere Bulgarisch, sind von Vorteil.
• Wenn du vielfältige Aufgaben magst und als "Organisationstalent" bekannt bist, ist diese Position genau das Richtige für dich.

Warum wir?

• Offene und unterstützende Teamkultur mit regelmäßigen Feedbackschleifen sowie einem hochmotivierten Team, das ergebnisorientiert arbeitet und gemeinsame Erfolge feiert.
• Kontinuierliche Lernkurve inklusive: Durch neue Herausforderungen und die Übernahme von Verantwortung ab dem ersten Tag.
• Flexibel arbeiten: Hybrid möglich, Arbeitszeiten passend zum Leben (und zu Deadlines).
• Wir sind klein genug, dass du wirklich Impact hast – und groß genug, dass es (langfristig) spannend bleibt! Du arbeitest eng mit der GF & dem Gründerteam – Entscheidungen dauern bei uns selten länger als ein Tag.
• Benefits die Wellpass, Jobrad oder ein Deutschlandticket.